L’outsourcing des fonctions administratives s’est accéléré au cours des dernières années et cette pratique ne semble pas vouloir ralentir dans un avenir proche.

Les organisations deviennent plus sophistiquées dans leur façon d’utiliser et de sélectionner les fournisseurs de services d’externalisation administrative.

Pourquoi les entreprises externalisent-elles les fonctions administratives ?

Les entreprises optent pour l’externalisation administrative pour un certain nombre de raisons. Les plus courantes sont la réalisation d’économie, l’obtention d’une expertise externe, l’amélioration du service et la réduction des coûts. Ce choix leur permet de libérer le personnel interne afin de se concentrer sur des préoccupations stratégiques, plutôt qu’administratives.

Les organisations externalisent généralement les fonctions administratives qui sont de nature routinière, facilement standardisées et qui ne sont pas liées à l’activité principale de l’entreprise. Des exemples de ces fonctions pourraient inclure la paie, l’administration des avantages sociaux des employés, le traitement des demandes de remboursement…

Les facteurs pour sélectionner un fournisseur de services d’externalisation administrative

De nombreux facteurs influenceront le choix d’un prestataire de services d’externalisation administrative par une entreprise et le tarif ne constitue pas le seul facteur. D’autres questions se posent sur l’expérience et la réputation du prestataire. Le spécialiste dans ce secteur doit être financièrement solide et s’adapter aux besoins individuels de ses bénéficiaires plutôt que fournir une solution unique.

Il faut analyser si le fournisseur utilise des technologies avancées, des services Web ainsi que des systèmes électroniques qui peuvent communiquer avec les systèmes existants de l’entreprise. Vous devez également prendre le temps de connaître ce que disent les autres clients du prestataire à son sujet. N’oubliez pas d’accorder d’importance sur les clauses contractuelles. Elles doivent être soigneusement examinées, négociées et rédigées.

Combien le service coûte-t-il et le tarif est-il soumis à des variables telles que le nombre d’employés, la taille de la masse salariale, le coût majoré ? Quels sont exactement les services inclus ? Qu’est-ce qui est standard et quels sont les extras ?  Vous devez effectivement juger la qualité des services proposés. Comment le rendement est-il mesuré et quels sont les recours possibles si le service est médiocre ? Quelle est la durée de l’accord ?

Les professionnels en externalisation administrative souhaitent généralement une durée plus longue pour récupérer tout investissement initial et de maximiser les profits. Une entreprise cliente peut souhaiter une durée plus courte afin de pouvoir changer de fournisseur si de meilleurs tarifs ou services sont disponibles ailleurs.